6 tips voor de bankzaken van je eigen bedrijf

Ok, top jij gaat je eigen bedrijf starten of stiekem ben je misschien al begonnen! Super exciting vind je niet? Maar hé dit is niet eenvoudig. Je moet écht veel regelen. In dit artikel laten we je zien hoe je jouw bankzaken het beste kunt regelen. En wel op zo’n manier dat je het je klanten zo makkelijk mogelijk maakt om te betalen en je zelf altijd inzicht hebt in je geldzaken. Want je tijd is kostbaar en moet je besteden aan je klanten en je business.

1. Open een zakelijke rekening

Als je een eigen bedrijf start, moet je echt een zakelijke bankrekening bij een bank openen. Nou ja “moeten”, het is niet verplicht, maar als je jouw eigen bedrijf professioneel en goed wilt neerzetten is dit een must.

Het hebben van een zakelijke rekening heeft een professionele uitstraling richting je klanten. De rekening staat op naam van je bedrijf waardoor klanten jouw bedrijfsnaam op hun rekeningafschrift of in hun app zien staan.

Open dus altijd een aparte rekening voor je bedrijf. Bij een zakelijke rekening krijg je altijd een pinpas en soms ook een creditcard op naam van je bedrijf. Hiermee kun je eenvoudig aankopen doen voor je bedrijf. Je privé rekening kun je gewoon blijven gebruiken voor je boodschappen, uitgaan, cadeaus en alle andere dingen die je doet buiten je bedrijf om.

Een zakelijke rekening is vaak iets duurder dan een privé rekening. Een voordeel is wel dat je deze kosten kunt aftrekken als zakelijke kosten. Vergelijk het aanbod aan zakelijke rekeningen goed met elkaar en kies de bank die bij jouw situatie past. Voor startende ondernemers hebben banken vaak aantrekkelijke kennismakingsdeals. Check wel goed wat de kosten zijn voor de verschillende diensten na deze (vaak gratis) proefperiode. Ze zien je graag klant bij hun worden en hebben daar dan ook wel wat korting voor over. Zodra die korting verloopt betaal je de reguliere tarieven voor de verschillende diensten.

2. Laat je klanten betalen via iDEAL

Als je een webshop start of je klanten eenvoudig wilt laten betalen moet je iDEAL aanbieden. Dit is de meest populaire betaalmethode in Nederland. Je kunt dit direct via je bank regelen, maar het is vaak makkelijker om je aan te melden bij de payment provider. Dit zijn gespecialiseerde bedrijven die allerlei online betalingsmethoden aanbieden voor jouw bedrijf.

Als een klant betaalt via iDEAL komt het geld op je account bij de payment provider te staan. Vervolgens kun je dit geld laten uitbetalen naar je zakelijke rekening. Twee voorwaarden om een account bij een payment provider te openen zijn (1) een inschrijving bij de Kamer van Koophandel en (2) een zakelijke bankrekening op de naam van je bedrijf.

Bij een payment provider kun je vaak uit allerlei betalingsmethoden kiezen. iDEAL is de bekendste in Nederland, maar anders betalingsmethoden zijn bijvoorbeeld: creditcard, bancontact voor Belgische klanten en Paypal.

Payment providers waar wij zelf goede ervaringen mee hebben zijn Sisow en Mollie.

3. Bouw een buffertje op

De belangrijkste zakelijke bankrekening is je betaalrekening. Op die rekening vinden alle betalingen aan je leveranciers en de ontvangsten van je klanten plaats. Je zakelijke betaalrekening is het middelpunt van de financiën van je eigen bedrijf.

Maar daarmee ben je er niet. Open naast je betaalrekening ook een zakelijke spaarrekening. Deze rekening is gekoppeld aan je betaalrekening.

Deze spaarrekening gebruik je om een buffer op aan te houden. Een extra buffer is handig, bijvoorbeeld voor:

• Onverwachte uitgaven
• Direct kunnen inspelen op kansen die voorbij komen
• Extra potje als je even een slechte periode doormaakt met je bedrijf

Hoe groot je buffer moet zijn ligt helemaal aan het soort bedrijf wat je hebt. Als je veel vaste kosten hebt is het handig om een paar maanden aan vaste kosten achter de hand te hebben. Als je de buffer gebruikt hebt, is het goed deze zo snel mogelijk weer aan te vullen.

4. Zet de btw apart

Een andere tip is om de btw die je van je klanten ontvangt apart te zetten op een spaarrekening.  Spaarrekening 2 is dus voor de btw die je moet betalen

Op elke factuur die je aan je klanten stuurt, moet je btw in rekening brengen. Deze btw betaal je elk kwartaal aan de belastingdienst. Als je klanten betalen, ontvang je dus eigen te veel geld. Een deel moet je namelijk nog betalen aan de belastingdienst.

Om te voorkomen dat je de btw niet kunt betalen aan het eind van het kwartaal is het handig om de btw die je ontvangt van je klanten apart te zetten op je btw spaarrekening. Als je dat doet weet je zeker dat je genoeg geld hebt om de btw te betalen aan het eind van het kwartaal.

Een voorbeeld.

Op 1 januari stuur je een klant een factuur van 500 euro inclusief 21% btw. Je klant betaalt netjes op 14 januari. De 500 euro komt binnen op je betaalrekening. Als je de betaling ontvangt maak je het btw bedrag over de factuur over naar je spaarrekening.

Factuur: 500 euro incl. 21% btw

Het bedrag zonder btw is: 500 euro / 1,21 = 413,22 euro

Het btw bedrag is 413,22 euro x 0,21 = 68,78 euro

Het bedrag van 68,72 euro maak je over naar je btw spaarrekening en haal je er weer vanaf zodra je de btw aan de belastingdienst moet betalen. Meestal is dit per kwartaal.

5. Houd privé en zakelijk gescheiden

Met een zakelijke rekening zijn je privé en zakelijke geldzaken van elkaar gescheiden. Dit geeft jou overzicht en scheelt je veel uitzoek werk. Alles wat er op je zakelijke rekening in en uit gaat heeft te maken met je bedrijf. Je privé rekening is voor alle andere dingen. Door hier goed op te letten is het bijhouden van de administratie van je eigen bedrijf een stuk makkelijker.

6. Koppel je zakelijke rekening aan je boekhouding

Om tijd te besparen bieden veel banken de mogelijkheid om alle transacties op je zakelijke rekening automatisch naar je boekhoudpakket te sturen. Dit scheelt je heel veel handwerk en je boekhouding is altijd up-to-date. Je weet dus op elke moment hoe jouw financiële situatie is.

Het werkt heel eenvoudig. Check bij je bank of er een automatische koppeling beschikbaar is voor jouw boekhoudpakket. Vervolgens kun je de koppeling online activeren.

Zelf werken wij met de koppeling van KNAB bank met ons boekhoudpakket E-boekhouden. Elke dag worden de bij- en afschrijvingen op onze betaalrekening en spaarrekening netjes verwerkt in de boekhouding. Je kunt in het boekhoudpakket vervolgens geautomatiseerde regels aanmaken zodat transacties met bepaalde omschrijvingen altijd op de dezelfde grootboek- en btw-rekeningen verwerkt worden. Kwestie van één keer regelen en je hebt er geen omkijken meer naar.

Biedt jouw bank geen automatische koppeling aan met je boekhoudpakket dan kun je altijd een download maken van alle transacties in een periode en deze importeren in je boekhoudsysteem. Is iets meer werk, maar nog steeds stukken sneller dan alles handmatig invoeren.

Heb jij zelf nog meer handige tips om je bankzaken te regelen? Deel ze met je collega startende ondernemers door een reactie hieronder te geven.