Inkoopvoorwaarden en hoe je ze kunt gebruiken voor jouw bedrijf

Je start je eigen bedrijf en wilt alles juridisch goed regelen. Daar hoort ook het opstellen van inkoopvoorwaarden bij. Misschien niet het leukste om te doen, maar het kan problemen in de toekomst voorkomen. Dus.. heb je er zin in “nee” ga je het toch doen “ja“.

Het is handig om naast algemene voorwaarden voor je bedrijf óók speciale inkoopvoorwaarden te hebben.

Doe je met je eigen bedrijf weinig inkopen bij leveranciers dan is het niet nodig om aparte inkoopvoorwaarden op te (laten) stellen. Wat inkoopvoorwaarden zijn en hoe je ze gebruikt lees je in dit artikel.

Wat is het verschil tussen algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden?

Voor we verder gaan moet je eerst goed weten wat het verschil is tussen algemene voorwaarden en inkoopvoorwaarden.

Algemene voorwaarden gebruik je voor alle verkooptransacties van je eigen bedrijf. Inkoopvoorwaarden zijn van toepassing bij inkopen die je voor je bedrijf doet. Dus op koopovereenkomsten die je met je leveranciers aangaat, kun je inkoopvoorwaarden gebruiken. Hierin regel je zaken die belangrijk voor jou zijn bij de inkoop van goederen of diensten.

Welke onderwerpen staan er in?

Hier onder staan belangrijke onderwerpen die vaak in inkoopvoorwaarden geregeld zijn:

  • Welke verplichtingen heeft de leverancier?
  • Wat gebeurt er als een leverancier de afspraken niet nakomt? Bijvoorbeeld als er te laat of onvolledige geleverd wordt.
  • Hoe is de aansprakelijkheid van de leveranciers geregeld?
  • Welke afspraken gelden er voor de levering?
  • Geheimhoudingverklaring
  • Welke betalingstermijn geldt er voor de leverancier?
  • Wat gebeurt er als er een verschil van mening is tussen leveranciers en jouw bedrijf? Naar welke rechter ga je bijvoorbeeld als het tot een rechtszaak komt.
  • Een onderdeel waarin de algemene voorwaarden van de leverancier worden uitgesloten

Inkoopvoorwaarden opstellen

Elk bedrijf is anders. Daarom moet je bij het opstellen van de inkoopvoorwaarden altijd naar jouw specifieke situatie kijken. Vaak heb je zelf niet genoeg juridische kennis om dit soort afspraken op papier te zetten. Schakel daarom de hulp in van een jurist.

Een andere optie kan zijn om te informeren bij je branchevereniging. Soms worden er op brancheniveau juridische afspraken en voorwaarden opgesteld die je kunt gebruiken.

Hoe gebruik je inkoopvoorwaarden?

Als je bij de inkoop van je producten of diensten een offerte opvraagt, dan zijn wettelijk de voorwaarden van de verkoper van toepassing. Het is daarom belangrijk dat je inkoopvoorwaarden opstelt en nadrukkelijk aangeeft dat je  wilt dat deze van toepassing zijn op de overeenkomst.

Als verkoper zul je zelf ook geconfronteerd worden met de voorwaarden die andere partijen hanteren voor hun eigen inkoop. Hoe moet je hiermee omgaan? Vaak worden inkoopvoorwaarden gebruikt door grote ondernemingen of de overheid. Door deze inkoopvoorwaarden gewoon maar te accepteren, betekent het vaak dat je bij een conflict juridisch niet sterk staat. Als je aan de andere kant de inkoopvoorwaarden afwijst, zul je waarschijnlijk geen mooie opdracht scoren. Deze partijen zijn immers vaak machtig en stappen rustig naar een andere partij. Een lastige keuze.

De tip in dit soort situaties is om een bijlage toe te voegen aan je offerte. Hierin ga je in op een aantal van de inkoopvoorwaarden van de tegenpartij die voor jouw eigen bedrijf niet haalbaar zijn. Je stelt eigenlijk een antwoord op op de voorwaarden van je toekomstige klant, waarbij ook jouw belang wordt neergezet. Mocht je dit zelf lastig vinden, dan is het verstandig dat je een juridisch adviseur inhuurt. Dan weet je zeker dat dit goed gebeurt. Wel zo handig bij een grote opdracht.

Deponeren bij de Kamer van Koophandel

Is het nu verstandig inkoopvoorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel? Ja, het is goed om dat te doen. Dit geeft namelijk vertrouwen aan partijen waarmee je zaken doet en het kan discussie voorkomen over welke voorwaarden en nu van toepassing waren voor een overeenkomst. Deponeren van je voorwaarden bij de Kamer van Koophandel heeft verder geen juridische betekenis.

Item toegevoegd aan winkelwagen.
0 items -  0,00